"Kepentingan Kemahiran Insaniah (Soft Skills) kepada Setiausaha Alaf 21"

Kemahiran insaniah memiliki pelbagai nama seperti soft skills, essential skills, human skills, employability skills serta non-technical skills. Terdapat pelbagai makna yang menjelaskan tentang kemahiran insaniah. Mahyudin (2011) menyatakan bahawa definisi sedia ada berkaitan dengan kemahiran insaniah lebih memberi tumpuan terhadap aspek tingkah laku, kemahiran komunikasi, sikap, keupayaan menyelesaikan suatu permasalahan, cara memeperolehi keputusan dan pengurusan organisasi. Elemen – elemen kemahiran insaniah yang terdiri daripada kerja berpasukan, nilai positif, pembelajaran berterusan, kepemimpinan dan komunikasi telah dijadikan perkara utama dalam modul pembangunan kemahiran insaniah dimana ia merupakan aspek kognitif yang berhubungan dengan kemahiran bukan akademik.

Tidak dinafikan kelayakan akademik adalah salah satu elemen yang penting dalam usaha untuk mendapatkan pekerjaan. Namun, ia juga perlu diseimbangkan dengan kemahiran insaniah untuk membolehkan mereka bersaing dengan calon-calon yang lain yang bukan sahaja merupakan graduan dari pelbagai institusi pengajian tinggi di dalam dan luar negara bahkan terdapat juga calon yang telah mempunyai pengalaman bekerja yang turut sama bersaing untuk mendapatkan pekerjaan yang sama terutamanya pada waktu pasca COVID-19 yang mana mereka juga turut terkesan kerana terpaksa dibuang kerja oleh majikan mereka sebelum ini. Sekiranya para mahasiswa kurang berkemahiran dalam mempamerkan sifat kebolehpasaran, ia tidak akan membuatkan para majikan tertarik untuk mengambil mereka bekerja walaupun mempunyai keputusan akademik yang baik.

Setiausaha adalah kerjaya yang memerlukan pakej diri yang hebat. Seorang Setiausaha seringkali menjadi tumpuan utama di dalam sesebuah organisasi, disebabkan mereka adalah orang yang paling hampir dengan pengurusan tertinggi. Mereka menguruskan bos-bos yang mempunyai jawatan tinggi, yang terdiri daripada kalangan VIP dan VVIP, yang mempunyai kedudukan dan pengaruh besar dalam hierarki sesebuah organisasi. Setiausaha juga merupakan frontliner, atau barisan hadapan dan wajah sesebuah jabatan atau organisasi. Jawatan seorang Setiausaha boleh dikategorikan sebagai high profile, disebabkan lebih 70% tugasan mereka berurusan dengan pelanggan, tetamu, orang kenamaan dan juga staf dalaman daripada pelbagai peringkat.

Oleh kerana itu, sangat penting seorang Setiausaha sentiasa melonjakkan mutu perkhidmatan dan pakej interpersonal diri mereka secara menyeluruh, merangkumi kemahiran dalam keterampilan diri, komunikasi profesional dan etiket sosial dan bisnes. Di samping perlu cekap menjalankan tugasan harian mereka menguruskan majikan, amat penting untuk seorang Setiausaha memiliki kemahiran menguruskan masa dan mengetahui prioriti kerja, sentiasa positif dalam menunaikan amanah dan memikul tanggungjawab yang diberikan , serta memiliki kemahiran menguruskan dalaman diri dan mengawal stress dengan baik.

Kesimpulannya, kemahiran insaniah terdiri daripada pelbagai aspek kehidupan mahupun pekerjaan. Kemahiran insaniah merangkumi kemahiran berfikir, kemahiran keusahawanan, kemahiran peribadi, kemahiran berkaitan manusia serta kemahiran yang berhubungan dengan kemasyarakatan. Proses penerapan kemahiran insaniah merupakan tanggungjawab pelbagai pihak seperti institusi pengajian tinggi (IPT), sekolah dan masyarakat. Kemahiran insaniah dapat dipelajari sepanjang hayat dan dalam persekitaran pekerjaan, kehidupan harian dan juga institusi pendidikan. Aini (2005) mengemukakan bahawa pada masa kini penerapan kemahiran insaniah dalam pengajaran dan pembelajaran semakin meningkat.

Kemahiran berkomunikasi ialah antara elemen utama dituntut dalam hampir kesemua jenis pekerjaan bagi mereka yang makan gaji mahupun bergelar bos perniagaan sendiri. Kemahiran itu cukup penting bagi memastikan kelancaran urusan kerja, sama ada dalam komunikasi sesama rakan sekerja mahupun dengan pihak luar, lebih-lebih lagi untuk meraih kepercayaan, keyakinan dan sambutan pelanggan. Kebolehan dan kemampuan seorang setiausaha bukan hanya diukur daripada betapa tinggi atau cemerlangnya kelayakan akademik yang dimiliki. Dalam persaingan sengit dunia kerjaya amat mencabar kini, seorang setiausaha harus melengkapi diri dengan penguasaan kemahiran yang relevan dan diperlukan bidang kerjaya diceburi.

Tanpa kemahiran itu, perbincangan mengenai suatu perkara kerja akan sukar mencapai kesepakatan secara profesional dan harmoni, malah berisiko mencetuskan percanggahan pendapat yang serius serta ketidakpuasan hati, sekali gus menjejaskan keberkesanan pelaksanaan. Lebih memburukkan keadaan, kelemahan dalam komunikasi boleh menimbulkan konflik sama ada secara terang-terangan mahupun terpendam sehingga membawa kepada pertelingkahan atau permusuhan yang pasti memberi kesan negatif terhadap organisasi.

Komunikasi adalah bahagian terpenting dalam kehidupan seharian. Komunikasi tidak sahaja berlaku melalui percakapan tetapi juga melalui mendengar, membaca, menulis dan gerak badan. Semuanya memerlukan kemahiran yang boleh dipelajari. Sesetengah kemahiran seperti penguasaan bahasa dan pemilihan perkataan yang tepat, pemikiran logik dan pengumpulan maklumat diperlukan untuk semua jenis komunikasi iaitu komunikasi dalam kumpulan, komunikasi dalam organisasi, komunikasi untuk pemasaran, dan komunikasi dalam bentuk pengucapan awam. Oleh itu semakin baik kemahiran ini dikuasai, maka semakin berkesanlah proses komunikasi yang berlangsung. Komunikasi yang berkesan membolehkan idea dan maklumat dapat disampaikan dengan sempurna.

Seterusnya, kemahiran kerja berpasukan merujuk kepada setiausaha yang bekerja dalam satu kumpulan yang sering bekerjasama dan menjalankan tugas secara berganding bahu bagi mencapai matlamat pasukan. Sebuah pasukan terdiri daripada gabungan sebilangan individu yang mempunyai kompetensi yang saling bergantung iaitu dari segi keupayaan, kepakaran, kemahiran dan pengatahuan serta mempunyai akauntabiliti dan komitmen terhadap prestasi pasukan serta bersedia melaksanakan tugasan secara bersama.

Melalui kerja berpasukan, organisasi dapat meningkatkan hasil tanpa meningkatkan sumber kerana kerja berpasukan melibatkan gabungan usaha, pengatahuan, kemahiran dan kebolehan yang dapat menghasilkan prestasi kerja yang lebih tinggi berbanding jika dilakukan secara bersendirian. Lapan nilai-nilai utama yang menjasi pra syarat kepada perlaksanaan kerja secara berpasukan iaitu matlamat sama,tanggungjawab bersama,saling percaya mempercayai, berkongsi idea,saling bantu membantu,bertolak ansur, musyawarah dan kerjasama.

Tambahan lagi, kerja berpasukan dapat menerima anggota pasukan yang berlainan latar belakang dan menganggap anggota yang berbeza sebagai “sebahagian daripada kita” tetapi kerja berkumpulan, biasanya anggota terdiri daripada mereka yang mempunyai persamaan dari segi cara berfikir dan latara belakang dan menganggap orang lain berbeza sebagai bukan daripada kita.

Selain itu, kemahiran kepimpinan ialah pengetahuan mengenai teknik dan amat penting dalam menentukan pimpinan organisasi ialah kepimpinan yang berkesan. Oleh yang demikian untuk menjadi seorang setiausaha yang berkesan kemahiran-kemahiran berikut perlu ada kepada seorang setiausaha. Antara kemahiran yang perlu bagi seorang setiausaha ialah kemahiran pengurusan ataupun pentadbiran. Robert L Katz menyenaraikan tiga aspek penting dalam kemahiran yang perlu dimahiri oleh seorang setiausaha iaitu kemahiran konsep, kemahiran teknik dan kemahiran manusia.

Kemahiran konsep ialah kemahiran pengalaman dan boleh menentukan keberkesanan kepimpinan. Dalam kemahiran ini seorang setiausaha akan mempunyai kebolehan mental untuk menyelaras dan menyatukan kepentingan dan aktiviti organisasi. Ia akan menentukan bagaimana bahagian-bahagian dalam sesuatu organisasi saling bergantungan antara satu sama lain. Hal ini dapat menyelamatkan organisasinya daripada terancam dan dapat melihat keberkesanan sesuatu faktor yang boleh menjejaskan faktor lain dalam organisasi.

Kemahiran teknik ini seorang setiausaha akan dapat memimpin sesuatu organisasi dengan lebih cemerlang jika mempunyai pengetahuan berkenaan dengan teknik atau cara mengendalikan sesuatu lapangan pentadbiran. Tanpa kemahiran ini kepimpinan yang ditonjolkan tidak akan dapat dijalankan dengan berkesan. Kemahiran manusia ialah pengetahuan dan kebolehan mengenai hubungan manusia boleh memberikan kelebihan kepada seseorang pemimpin. Sesungguhnya, kemahiran dan kualiti kepimpinan adalah antara ramuan yang perlu dimiliki oleh seorang setiausaha. Melaluinya, pemimpin bukan sahaja berkebolehan memimpin, tetapi yang lebih penting ialah kepimpinan pemimpin tersebut diyakini serta diiktiraf oleh para pengikutnya, malah warga organisasi keseluruhannya.

Akhir sekali, kemahiran berfikir dan kemahiran menyelesaikan masalah adalah saling melengkapi di mana untuk menyelesaikan sesuatu masalah pemikiran kritis dan kreatif diperlukan agar keputusan yang dibuat adalah tidak salah (NCVER,2003). Manakala bagi Mohd dan Hassan (2003b) telah menyatakan kreativiti dan kemahiran menyelesaikan masalah menjadi faktor yang mempengaruhi kejayaan seseorang dalam dunia pekerjaan atau dunia profesional kelak.

Kemahiran menyelesaikan masalah pula merupakan kebolehan seorang setiausaha untuk menggunakan proses-proses menyelesaikan masalah seperti mengenalpasti masalah dan peluang, menganalisa aspek utama dalam masalah yang diberikan dan mengimplementasikan strategi untuk mencari penyelesaian.Seseorang pelajar mahupun pekerja OKU perlu berupaya untuk mengaplikasikan strategi-strategi penyelesaian masalah mengikut situasi yang berlaku.Penilaian perlu dibuat keatas setiap tindakan yang diambil dalam proses penyelesaian masalah. Bagi Resnick dan Writ (1996), kemahiran berfikir secara kreatif dan kritis diperlukan bagi mencapai strategi yang jitu dan berkesan dalam mencari penyelesaian kepada masalah atau isu yang timbul.

Antara cadangan meningkatkan kemahiran insaniah bagi memastikan para graduan dalam bidang setiausaha dibekalkan dengan kemahiran ialah pengajar memberikan projek kumpulan dan kerja berpasukan. Mengadakan projek berkumpulan adalah salah satu cara terbaik untuk memperkenalkan dan memupuk banyak kemahiran insaniah dalam diri graduan. Projek kumpulan biasanya termasuk komunikasi interpersonal, perbincangan, penyelesaian masalah, penetapan matlamat dan banyak lagi. Setiap orang dalam pasukan akan mempunyai persepsi yang berbeza tentang masalah atau topik yang sama dan ia akan membantu graduan untuk mengasah kemahiran mereka dalam memahami dan menganalisis sesuatu situasi untuk hasil yang lebih baik.

Selain itu, ajar pemikiran kritikal dengan inovasi dan eksperimen. Apabila seorang pensyarah mengajar kemahiran insaniah kepada graduan kolej, salah satu kemahiran insaniah yang paling penting untuk dipertimbangkan ialah pemikiran kritis. Ramai graduan mendapati sukar untuk menganalisis fakta, memerhati, membentuk pertimbangan mereka sendiri dan memberikan maklum balas, terutamanya apabila pihak berkuasa yang lebih tinggi terlibat. Maklum balas adalah salah satu cara terbaik untuk mengajar graduan berfikir kritis. Terdapat begitu banyak faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum mereka menawarkan pendapat atau cadangan mereka dan ia juga akan memberi mereka peluang untuk berfikir dan membuat kesimpulan dan itulah sebabnya maklum balas adalah penting bukan sahaja untuk graduan, tetapi juga untuk pensyarah. Adalah penting untuk mengajar mereka bahawa tidak ada yang menakutkan dalam menyuarakan pendapat atau cadangan mereka selagi mereka melakukannya dengan sopan dan dengan cara yang betul.

RUJUKAN

Faizullah Mohamed (2014), Penerapan Kemahiran Insaniah Dalam Konteks Membina

Insan Berkepimpinan Di Kalangan Pelajar Melalui Aktiviti Kokurikulum Di

Universiti, https://www.researchgate.net/publication/269405582_PENERAPAN_KEMAHIRAN_INSANIAH_DALAM_KONTEKS_MEMBINA_INSAN_BERKEPIMPINAN_DI_KALANGAN_PELAJAR_MELALUI_AKTIVITI_KOKURIKULUM_DI_UNIVERSITI

Ismatul Nisak (2021), Kepentingan Mengasah Kemahiran Insaniah Dalam Kalangan

Mahasiswa Universiti, https://angkasfera.com/2021/09/22/kepentingan-mengasah-kemahiran-insaniah-dalam-kalangan-mahasiswa-universiti/

Awakenimage (2019), Kursus Pemantapan Kerjaya Setiausaha Pejabat Unit I

Penyelarasan, Pelaksanaan Jabatan Perdana Menteri 15-16, https://awaken-image.com/kursus-pemantapan-kerjaya-setiausaha-pejabat-icu/

BhPlus (2016), Kemahiran Komunikasi Tuntutan Utama Semua Jenis Pekerjaan

https://www.bharian.com.my/bhplus-old/2016/11/211876/kemahiran-komunikasi-tuntutan-utama-semua-jenis-pekerjaan

Hazlan (2010), Apa Itu Kerja Berpasukan,

https://hairilhazlan.com/2010/12/24/apa-itu-kerja-berpasukan/